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Ein Meeting über unsere Meetings

Nach Längerem war es mal wieder an der Zeit unsere internen Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen. Durch den verstärkten Wechsel ins Homeoffice haben Online-Meetings einen höheren Stellenwert eingenommen. Deshalb haben wir uns diesmal eben diesen Meetings gewidmet und dabei direkt eine neue Methodik ausprobiert.
03.11.2021
Katharina Rohwer
Katharina Rohwer
Entwicklerin
Ein Meeting über unsere Meetings

Vorhaben

Unser Team ist ständig am Wachsen - nicht nur in der Anzahl der Mitarbeiter:innen, sondern auch durch die fortlaufende Veränderung und Verbesserung interner Prozesse.

Bei mehreren Meetings in der Woche kam natürlich die Frage auf, was wir in diesem Bereich noch verbessern können. Immerhin existieren viele der Meetings schon seit den Anfangstagen des Unternehmens und nun hat sich mit der Zeit vieles verändert. Ob das nun neue Projekte oder Mitarbeiter:innen sind, die dazukamen, oder der komplette Wechsel ins Homeoffice zum Anfang der Corona-Pandemie.

Grade wegen der Pandemie haben die Meetings bei uns einen immer höheren Stellenwert eingenommen, weil sie uns auch im Homeoffice miteinander verknüpfen. Sie dienen nun vermehrt auch dazu, sich sozial auszutauschen und auch mal miteinander zu “schnacken”, um die Dinge nachzuholen, die ohne gemeinsames Büro auf der Strecke bleiben. So fühlt man sich auch in dieser schweren Zeit auf der Arbeit nicht einsam!

Wir wollten nun also gemeinsam im Team reflektieren, was für uns das Ziel des jeweiligen Meetings ist, was wir an ihm wertschätzen aber auch, was uns vielleicht nicht gefällt. Am Ende haben wir viele Ideen gesammelt, wie wir unsere Meetings in Zukunft verbessern können, die wir danach auch direkt umgesetzt haben.

Methodik

Für Zusammenarbeit via Internet jeglicher Art hat sich bei uns Miro bewährt. Hier kann sich ganz einfach jeder auf einem virtuellen Whiteboard beteiligen. Auch die Einbindung verschiedener Templates ist möglich.

Eine Herausforderung war es, dazu eine Methodik zu wählen, bei der alle online mitarbeiten können. Außerdem sollte diese natürlich nicht zu lange dauern, da man erfahrungsgemäß mit fortlaufender Länge der Meetings immer unkonzentrierter wird.

Wichtig ist außerdem, dass es eine:n Moderator:in gibt, der durch den gesamten Prozess leitet, damit Zeiten und Ordnung eingehalten werden.

Letztendlich haben wir als Methodik eine abgespeckte Form der “Starfish” Retrospektive gewählt. Der Name kommt daher, dass das Feedback sternförmig in 3 Kategorien eingeteilt wird:

  • more of - Dinge, die in Zukunft mehr genutzt/ gemacht werden sollen
  • keep - Dinge, die gut funktionieren und die wir so beibehalten wollen, wie sie sind
  • less/stop - Dinge, die nicht so gut funktionieren und die weniger, oder gar nicht mehr genutzt werden sollen

Wir wollen nun für jedes unserer Meetings einen solchen Seestern füllen.

Zu Anfang bekommen alle Teilnehmenden Post-Its in einer Farbe. Jeder hat nun 5 Minuten Zeit, seine Zettel in die jeweiligen Spalten zu platzieren. Im Anschluss liest jeder alle Zettel durch und eventuelle Verständnisfragen werden geklärt.

Danach werden die Zettel thematisch sortiert, wobei an der Anzahl der Zettel zu einem jeweiligen Thema oft schon Schlüsse auf die Priorität gezogen werden können.

Beispiel Morning Call

Beispiel von unserem Morning Call, bei dem wir uns jeden Morgen updaten, wer was tut, und danach noch miteinander schnacken

Damit Diskussionen in so einer großen Gruppe möglich sind und alle involviert werden, wurde das Team in drei kleinere Gruppen zu jeder der Kategorien (more of, keep, less/stop) aufgeteilt. Es wurde nun über die unterschiedlichen Punkte diskutiert und die wichtigsten in einer Tabelle festgehalten.

Starfish Methode

Danach stellte jede der Gruppen ihre Ergebnisse vor. Zum Schluss wurde über die Ergebnisse noch einmal diskutiert und konkrete Ideen festgehalten, welche direkt ab dem nächsten Meeting umgesetzt wurden.

Fazit

Natürlich soll auch am Ende unsere gewählte Methodik evaluiert werden und alle wurden nach ihrer Meinung zum Vorgang gefragt. Das Feedback ergab, dass es allen Teilnehmer:innen gut gefallen hat und alle gut eingebunden wurden.

Alles in allem hat es sehr gut funktioniert, da wir am Ende viele Ergebnisse hatten, die direkt angewendet werden konnten. Alle wissen nun, welchen Zweck das jeweilige Meeting erfüllen soll. Außerdem sind unsere Meetings um einiges schlanker geworden und es wird sich mehr auf das Wesentliche konzentriert. So wird jede:r motiviert, jederzeit aufmerksam zuzuhören, da nur wichtige Inhalte besprochen werden. Wie vorher schon erwähnt, liegt uns die soziale Komponente im Homeoffice besonders am Herzen. Durch die gewonnene Zeit wird diese noch verstärkt und wir haben nun täglich mehr Zeit für private Unterhaltungen gewinnen können. Ein voller Erfolg!

Nun dauert es bestimmt auch nicht mehr lange, bis wir uns wieder zusammensetzen, neue Ideen zusammentragen und unsere Prozesse weiterentwickeln.

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